La première réunion du CHSCT permet un premier contact officiel entre les membres du comité et le chef d'établissement. Sauf si la composition du CHSCT n'a pas du tout changé après le renouvellement, elle va principalement permettre de fixer les règle essentielles de fonctionnement du comité et de répartir les tâches entre ses membres. Le code du travail ne prévoit aucun délai particulier pour l'organisation de cette première réunion. L'employeur doit seulement respecter la périodicité trimestrielle des réunions. (bien évidemment, tous les représentants du personnel devront être convoqués. A priori, il reviendra à l'employeur d'établir seul l'ordre du jour de cette réunion puisque, par hypothèse, le CHSCT n'a pas encore de secrétaire.)
Le CHSCT ne peut pas fonctionner sans secrétaire. Il faut donc en désigner un trés rapidement après le début de la réunion. Généralement, le président ouvre la séance, et invite quasi immédiatement le comité à se choisir un secrétaire parmi les représentants du personnel. On procédera de la même manière pour la désignation d'un éventuel secrétaire adjoint. (le secrétaire du comité a notamment pour rôle de rédiger les procès-verbaux et d'établir avec le président l'ordre du jour des réunions.)
-On peut s'inspirer de ce qui se pratique pour le CE et demancer à l'ancien secrétaire d'être présent à la réunion.
Pour le comité d'entreprise, l'ancien secrétaire et l'ancien trésorier assistent généralement à la première réunion du nouveau CE. Ils sont là, pour rendre compte de la gestion de l'équipe sortante, pour permettre aux nouveaux élus de prendre connaissance des dossiers en cours, etc. Même si le CHSCT n'a pas de budget à gérer, il peut être utile d'organiser un tel passage de témoin entre l'ancien et le nouveau comité. (faire le point en fin de réunion)
Quels sont les dossiers en cours? Qu'en est-il des dossiers importants à venir? Où se trouvent les archives du CHSCT?... Les nouveaux représentants du personnel vont nécessairement se poser ce genre de questions. Autant les aider en y répondant dès la première réunion. Ils ne perdront pas de temps à chercher les informations et pourront se mettre au travail plus rapidement.
-Il faut prendre un peu de temps pour expliquer aux éventuels nouveaux venus leurs droits et obligations.
Faire ses premiers pas au sein du CHSCT n'est pas toujours facile pour les nouveaux représentant du personnel. Ils ne connaissent pas forcément le rôle d'un CHSCT, ignorent comment fonctionjne un crédit d'heures, ce qu'est la liberté de déplacement, ne savent pas qu'ils ont le droit de se formaer, etc. D'où l'intérêt de demander au président de faire un rapide point pour les nouveaux venus et de rappeler les moments importants de l'année: mise à jour du Document Unique, présentation de programme de prévention, etc.
Ce sera peut-être la première fois qu'il y a un CHSCT dans l'établissement. Il y aura alors tout à faire. Désigner un secrétaire parmi les représentants du personnel, répartir le travail, organiser des réunions préparatoires, élaborer si nécessaire un réglement intérieur, organiser les inspections trimestrielles, lister les moyens matériels à demander au chef d'établissement, etc. Si possible, il faudra aborder ces différents points lors de la première réunion, ce qui suppose de l'avoir préparée.
Il sera notamment essentiel de faire-valoir son droit à la formation. (Voir infos pratique sur le droit à la formation)
Il ne faut vraiment pas perdre de temps car le mandat ne dure que 2 ans et il n'y a qu'une réunion par trimestre !
Espace CSSCT, plateforme N°1 d'information CSSCT, édité par son partenaire Axium Expertise, cabinet spécialisé en expertise CSSCT et formation CSSCT