Tout savoir sur le flex office

Posté le 5 janvier 2022 | Dernière mise à jour le 27 janvier 2022

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Le flex office (que l’on peut traduire par bureau flexible), est devenu une nouvelle forme d’occupation de l’espace en entreprise. Avec un taux de télétravail en augmentation, il apparaît que les entreprises disposent de bureaux inoccupés.

 Beaucoup de grandes entreprises ou de start-up ont déjà mis en place le flex office : des bureaux à partager, un environnement de travail propice au travail collaboratif et une réorganisation des espaces pour de nouvelles façons de travailler.. Alors le flex office, bonne ou mauvaise idée ? On fait le point.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office s’oppose au bureau traditionnel. Dans un fonctionnement classique, le salarié à un bureau dédié, qu’il soit en open-space ou dans un bureau fermé. Le flex office consiste à trouver un bureau individuel disponible ou un espace de travail dédié à sa tâche quotidienne et s’y installer. Et le soir, il faut tout emporter pour que ce bureau soit libre pour un autre collaborateur le lendemain. Des casiers sont mis à disposition des salariés afin qu’ils puissent déposer leur matériel.
Un espace de travail optimisé est pensé pour que les salariés travaillent dans des conditions optimales et avec des équipements adaptés. (ordinateurs portables, connexion internet et/ou Wifi très haut débit, etc). Cela induit également des bureaux équipés, avec des rangements. Mais aussi des espaces de travail partagés qui favorisent un environnement dynamique. Ou encore des salles de réunions connectées et un espace détente, afin d’améliorer le bien-être et la qualité de vie au travail.

Pourquoi choisir le flex office ?

Une entreprise qui choisit le flex office réalise des économies sur le loyer immobilier, deuxième poste de dépenses. Les salariés, rarement tous présents en même temps (congés, déplacements, télétravail, etc.). Cela permet de diminuer la surface immobilière, un gain financier certain pour l’entreprise.

Le flex office donne une image plus dynamique de l'entreprise et permet une organisation de travail plus souple. Les salariés ont une liberté totale dans le choix de leur espace de travail : un bureau, une salle de réunion, un espace de coworking, un partage de bureau en open-space, travail à distance, etc.

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Quels sont les avantages du flex office ?

  • La réduction des coûts : baisse des charges et des loyers immobiliers pour les entreprise
  • Booste la créativité et donc la productivité : une vie de bureau libre où l’on peut sortir de la routine. Choisir son lieu de travail avec des espaces cloisonnés ou privatifs, est un élément déclencheur chez plusieurs salariés qui voient leur créativité s'améliorer. Cette nouvelle façon de travailler  favorise une meilleure  productivité.
  • Rencontrer de nouvelles personnes : travailler dans des locaux partagés ou avoir à disposition des bureaux dans des grands espaces ouverts, favorise les rencontres. C’est parfait pour créer du lien et avoir une bonne culture d’entreprise
  • Travailler avec moins de contraintes :  ce qui favorise un bien être au travail et une meilleure production.
  • Davantage d’espaces collaboratifs : très bonne solution pour favoriser les échanges entre les services transversaux et travailler en mode projet.

Quels sont les inconvénients du flex office ?

  • Pas de personnalisation : pas de bureau attitré = pas de décoration personnelle. Certains salariés éprouvent une perte de repères voire une déshumanisation.
  • L’organisation doit être rigoureuse : il est important de pouvoir se projeter, de fixer les lieux de rendez-vous à l’avance, de réserver une salle de réunion ou un espace coworking, etc.
  • Difficulté à trouver un espace de travail : il arrive que certains salariés peinent à trouver le lieu idéal et perdent du temps.
  • Intégration plus difficile : les nouveau arrivants peuvent avoir des difficultés à nouer des relations avec leurs collègues et donc à s’intégrer dans l’équipe.

La mise en place du flex office

Le passage en flex office est conditionné à l’accord des salariés de passer en télétravail. Rappelons que sauf circonstances exceptionnelles (comme la crise sanitaire actuelle), l’employeur ne peut imposer le télétravail aux salariés. 

L’employeur doit s’assurer qu’un nombre suffisant de collaborateurs accepte de passer en télétravail. Ceci afin de vérifier l’adéquation des espaces de travail disponibles et du nombre de salariés présents. En effet, lorsqu'une entreprise envisage le flex office, cela engendre souvent des travaux coûteux pour réorganiser les espaces de travail.

Il est donc important d’avoir entendu, au préalable, les questions et inquiétudes des salariés. Par exemple, la peur de manquer de place (premier arrivé, premier servi), ou la peur d’un environnement de travail trop bruyant

La mise en place du flex office, modification de l'organisation de travail, impose la consultation préalable du CSE. (article L2312-8 du code du travail) .

Certains points doivent particulièrement être étudiés : garantir une place aux salariés présents sur site, maintenir le lien social, proposer des espaces de convivialité, assurer des conditions propices au travail (bruit, salles de réunion ou pour des entretiens, etc.)

Les limites du flex office

Penser à l'origine pour les “employés nomades”, (commerciaux, consultants), le flex office touche aujourd’hui tous les postes de travail. Il faut quand même reconnaître qu’il n'est pas adapté à toutes les tâches. Pour les fonctions support (comptabilité, DRH ou services juridiques) mettre en place le flex office parait peu adapté. En effet, en raison des données confidentielles, donc beaucoup encore sur papiers,  il est important de conserver un bureau fixe.

Concernant les salariés en situation de handicap, avec un poste de travail adapté, le passage en flex office paraît difficile ou alors à voir après consultation du médecin du travail

Rôle du CSE

Le CSE doit être informé en amont et de façon précise sur les raisons qui motivent le choix du flex office. L’organisation proposée pour la mise en place (locaux, équipements, etc), mais aussi l’impact que cela peut avoir sur les conditions de travail des salariés, doivent faire l'objet d'un entretien

Le CSE a la possibilité de nommer un expert afin d’être assisté dans cette procédure d'information et de consultation car cela engendre des changements importants au niveau des conditions de travail des salariés. Dans ce cas, la procédure est plus longue et le CSE a un délai de 2 mois, pour rendre un avis éclairé.  (un mois sans expertise).

Une fois la mise en place du flex office réalisé, les élus peuvent mettre en place un comité de suivi afin de réévaluer les règles mais aussi la répartition des espaces de travail, sans négliger la dotation en matériel qui permet au salarié d’être mobile

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