Les convocations d’une réunion CSE : 10 points clés pour tout savoir

Posté le 29 mars 2021 | Dernière mise à jour le 14 avril 2021

 

Le CSE, comité social et économique, remplace, depuis le 1er janvier 2018 et selon les ordonnances Macron, les instances qu’étaient le CE (comité d’entreprise), le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, et les DP (délégués du personnel).

Nouvel ou futur élu, vous n’avez peut-être pas encore toutes les informations sur les modalités de convocation, sur la législation du CSE. Les experts d’Axium vous proposent un résumé en 10 points clés, pour tout savoir sur les convocations de la réunion CSE.

1 - Réunion ordinaire ou extraordinaire, c'est à l'employeur de convoquer le CSE

Les réunions ordinaires du CSE se planifient à l’avance, mais il peut arriver que le chef d’entreprise ou la majorité des membres élus demandent une réunion extraordinaire, qui ne peut attendre la prochaine réunion.

Dans l’une ou l’autre, il incombe à l’employeur, ou à son représentant, en qualité de président du CSE, d’envoyer les convocations aux instances représentatives du personnel (IRP). Elles sont individuelles et accompagnées de  l’ordre du jour.

Si l’employeur ne s’acquitte pas de cette tâche, il commet alors un délit d’entrave.

2 -  Titulaires, suppléants, représentants syndicaux au CSE, tous doivent être convoqués par l'employeur

Les convocations d’une réunion CSE sont individuelles. Chaque membre du CSE doit donc être convoqué individuellement à la réunion, ainsi que les représentants syndicaux au CSE, ou le délégué syndical pour les entreprises de moins de 300  salariés.

Seuls les membres élus titulaires assistent aux réunions (sauf accord d’entreprise précisant que les suppléants assistent aux réunions CSE).

Si l’employeur n’est pas obligé d’adresser une convocation aux suppléants, il est recommandé de le faire quand même, en précisant qu’ils assistent à la réunion uniquement en cas d’absence d’un  titulaire. 

procès verbal cse

3 - En cas d’absence d’un titulaire : le chef d’entreprise doit adresser une copie de la convocation et de l'ordre du jour au suppléant

L'employeur doit convoquer aux réunions du comité les membres titulaires. S'il est informé de l’absence d'un titulaire, il convoque le suppléant qui doit le remplacer.  

L’ordre du jour est communiqué à tous les membres de la Délégation unique du personnel (DUP), titulaires et suppléants, afin qu’ils puissent être informés et remplacer un titulaire si nécessaire. (art. L. 2315-30).

4 - Délai de la transmission des convocations de la réunion CSE et de l'ordre du jour

Le code du travail n’impose de délai minimum entre l’envoi de la convocation et la tenue d’une réunion CSE. L'employeur doit cependant l'adresser dans un délai raisonnable.

Les convocations d’une réunion CSE, ainsi que l’ordre du jour, doivent être envoyées au minimum 3 jours avant la date de la réunion (art. L.2315-30).

Il n’existe pas de mode d'envoi spécifique pour convoquer les instances représentatives du personnel. Pour avoir une preuve, l’employeur doit privilégier un envoi lui permettant de connaître la date de réception.

L’employeur peut transmettre la convocation de plusieurs façons : 

  • lettre remise en main propre contre décharge 
  • lettre recommandée avec accusé de réception 
  • mail individuel, en demandant un accusé de réception ou un accusé de lecture, afin de vérifier la bonne réception

Pour un comité central d’entreprise, le délai est de huit jours avant la réunion (art. L. 2316-17).

5 -  Le contenu de la convocation

Le contenu de la convocation est libre, il n’existe pas d’impératif. Elle doit au minimum indiquer la date, le lieu et l'horaire de la réunion.

Les réunions du CSE ont lieu, en principe, durant les heures de travail. Ce temps de réunion n’est pas à déduire des heures de délégation

6 - En cas d'irrégularité de la convocation, quel recours pour les membres du CSE ?

Si l’employeur est défaillant et ne convoque pas les représentants du personnels à la réunion du CSE, entraînant une absence de réunion, cela constitue un délit d’entrave.

L’agent de contrôle de l’inspection du travail, peut convoquer le CSE à la demande de la majorité de ses membres. Il peut aussi le présider (art. L. 23-15-27).

Les membres de la délégation du  CSE, s'ils estiment ne pas avoir assez d’éléments pour rendre un avis, peuvent saisir le tribunal judiciaire. Ce dernier va ordonner à l’employeur la communication d’éléments supplémentaires.

7 - Pour certaines réunions, l'employeur doit convoquer le médecin du travail et le responsable interne du service de sécurité

Si les réunions portent sur l’amélioration des conditions de travail, la santé et sécurité, l’employeur doit également convoquer :

  • Le médecin du travail 
  • Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail
  • Les agents de service de la sécurité sociale
  • L'inspecteur du travail ou l’agent de contrôle de l’inspection du travail 

8 - Le médecin du travail peut donner délégation à un membre de l'équipe pluridisciplinaire

Le médecin du travail de l’entreprise qui n’est pas disponible pour la réunion du CSE, peut donner délégation. Ce membre de l'équipe doit avoir des compétences en matière de santé au travail ou de conditions de travail.

9 - L'employeur doit informer annuellement le calendrier retenu pour les réunions

L’agent de contrôle de l’inspection du travail, le médecin du travail, les agents de service de la sécurité sociale doivent être informés annuellement par l’employeur du calendrier retenu pour les réunions dont l’ordre du jour relève de la santé, sécurité ou des conditions de travail. Il doit leur confirmer par écrit 15 jours à l’avance la tenue de ces réunions.

10 - Le choix du lieu de la réunion CSE ne doit pas être constitutif d'abus et générer une gêne excessive

Le choix du lieu de la réunion incombe à l’employeur. Le Code du travail ne donne aucune précision sur le lieu des réunions CSE. Généralement, elles doivent avoir lieu au siège de l’entreprise. 

Les élus peuvent toutefois réagir en cas d’abus de l’employeur, si ce dernier exige un lieu qui ne fait pas sens et entrave le bon déroulement des réunions, par exemple si ce choix implique de nombreux ou longs déplacements. Les membres salariés élus du personnel peuvent alors agir en justice.