Les membres du comité social et économique se déplacent dans le cadre de leurs fonctions pour diverses raisons. Cela peut être pour se rendre à des réunions plénières ou préparatoires ou pour suivre une formation.
Mais cela arrive aussi dans le cadre d'organisation d'activités sociales et culturelles ou encore pour rencontrer les salariés sur le terrain. Tous ces déplacements engendrent des frais de transports, de repas et parfois de logement. L’employeur prend-il en charge ces frais de déplacements ? Et dans quelles conditions ? Le code du travail n’est pas très bavard à ce sujet. Les experts d’AXIUM se sont penchés sur cette question et vous apportent des réponses.
L’employeur prend-il en charge les frais de déplacements ?
La réponse est oui, à partir du moment où les dépenses engagées par les membres du CSE concernent les réunions obligatoires et sont réalisées dans le cadre de leur mandat. Quelques exemples :
- réunions plénières ou extraordinaires et réunions de la CSSCT
- rencontres faisant suite à un accident ayant entraîné des conséquences graves
- réunions en cas d’évènements graves lié à l’activité de l’entreprise et ayant porté atteinte à la santé publique ou à l’environnement
- rencontres à la demande motivée de deux membres élus du CSE sur des sujets relevant de la santé, la sécurité ou des conditions de travail
Ces frais ne sont pas imputables au budget de fonctionnement du CSE.
Si l’employeur refuse de prendre en charge les frais de déplacement dans le cadre des réunions obligatoires, il commet alors un délit d’entrave.
Quels sont les frais de déplacements non pris en charge par l’employeur ?
Aucun autre remboursement que ceux cités ci-dessus ne peuvent être imposés à l'employeur.
Les réunions préparatoires, les rencontres des salariés ou d’un prestataire pour le CSE, un déplacement pour organiser une activité, etc. ne font pas partie des réunions obligatoires. Ces réunions ou déplacements ne sont pas à l’initiative de l’employeur. Il n’a donc pas l’obligation de prendre en charge les frais de déplacement.
Ces frais sont à la charge des membres élus du CSE. Ils doivent d’ailleurs utiliser leur crédit d’heures de délégation pour y participer.
À savoir : un accord collectif, ou une disposition dans le règlement intérieur du CSE, peut néanmoins prévoir la prise en charge de certains déplacements.
Un remboursement des frais de déplacement par le CSE
Ces frais peuvent toutefois être importants, selon le déplacement. Ils peuvent donc être remboursés par le CSE, selon le motif du déplacement :
- Dans le cadre d’un déplacement pour organiser une activité, rencontrer des prestataires, les frais peuvent être remboursés au titre du budget des œuvres sociales
- Dans le cadre d’un déplacement pour rencontrer le comptable ou des salariés sur site, les frais relèvent du budget de fonctionnement.
Les autres frais pris en charge par l’employeur
Certains déplacements ou autres frais des membres du CSE sont à la charge de l’employeur.
Les déplacements pour assistance à un salarié
Il s'agit des déplacements d' un représentant du personnel qui assiste un salarié. Cela peut être, par exemple, dans le cadre d’un entretien préalable à un licenciement ou à une sanction.
Les déplacements pour assister à une formation
Le code du travail prévoit que les frais de déplacement au titre de la formation santé, sécurité et conditions de travail des élus du CSE sont pris en charge par l’employeur.
Les frais pris en charge incluent également frais d’hébergement et de repas s’il y a lieu. Il est donc indispensable que les élus conservent les factures de restaurant ou d’hébergement, les billets de train. Si un membre du CSE utilise sa voiture personnelle, le remboursement se fait selon le barème kilométrique établi par l’administration fiscale.
Frais de déplacements : le conseil de l’expert AXIUM
Il est intéressant pour les élus du CSE de discuter d’un accord ou de faire apparaître des rubriques supplémentaires dans le règlement intérieur du CSE au sujet du remboursement des frais de déplacements par l’employeur.
L'employeur peut, par exemple, indiquer la mise à disposition un véhicule pour les déplacements, ou encore prévoir des remboursements de frais pour les suppléants, etc…)
En tant qu’élu, vous avez la possibilité de négocier avec l’employeur. Pour vous y aider, il existe des formations CSE et CSSCT, afin de vous former et acquérir les compétences nécessaires. Le coût de ces formations est entièrement pris en charge par votre entreprise.
