Comment assurer le rôle de secrétaire du CSE ?

Posté le 9 avril 2021 | Dernière mise à jour le 9 avril 2021

secretaire du cse

 

Le bon fonctionnement du comité économique et social repose sur la capacité à animer les membres et à assurer le suivi des actions à mener. C'est au secrétaire du CSE d'assurer ce rôle. Mais quelles sont les missions du secrétaire du CSE ? Voici un petit tour d'horizon pour comprendre sa fonction et son champ d’action au quotidien. 

Le secrétaire défend les intérêts des membres CSE sur l'ordre du jour

Pour chaque réunion CSE, un ordre du jour est établi conjointement entre le secrétaire du CSE et l’employeur. Il mentionne les points et questions des élus mais aussi de l’employeur qui à aborder et discuter en réunion plénière. Le secrétaire doit veiller à ce que les demandes des élus du comité apparaissent bien à l’ordre du jour. Il n’est pas question de n’y voir que les points souhaités par le chef d’entreprise

De même, certains points plus importants que d’autres, méritent d’être traités en premier. Le secrétaire doit alors discuter avec la direction et se mettre d’accord sur les questions à traiter en priorité.

 

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Il est le référent privilégié des différents interlocuteurs du CSE

Porte parole de cette instance unique, le secrétaire du CSE a des fonctions de représentant.  C’est un interlocuteur privilégié. Il travaille en lien avec les différents représentants élus désignés et l’employeur pour préparer l’ordre du jour et les réunions. Mais sa fonction l’amène également à côtoyer d’autres partenaires sociaux : médecin  ou l’inspecteur du travail, salariés ou divers experts agissant pour le comité économique. 

Ce rôle de représentation du personnel demande de l’organisation mais aussi  des compétences relationnelles pour de bonnes relations sociales.

Le secrétaire du CSE veille à la bonne préparation des réunions et à l'exécution des décisions

Le secrétaire CSE a un rôle d’organisation concernant les réunions préparatoires.  Il fixe, en accord avec les élus, les dates de réunion et collecte les premières informations. Lors d’une réunion de travail, c’est souvent le secrétaire qui anime la séance.

Une fois les décisions prises en réunion plénière et à la majorité des membres élus, le secrétaire veille à l 'application et à la bonne exécution de ces décisions.

Il rédige le procès verbal de réunion dans les 15 jours

C’est une des compétences exclusives du secrétaire du comité : la rédaction du procès-verbal de réunion. 

Ce dernier doit être complet, c'est à dire :

  •  contenir un résumé des propos tenus durant la réunion plénière 
  •  notifier toutes les décisions prises au cours de cette réunion

Sauf accord d’entreprise spécifique, le secrétaire dispose de 15 jours pour communiquer le PV à l’employeur et aux membres élus (article R23-15 du code du travail).

Si le secrétaire en retarde la rédaction, ou refuse de le rédiger, il commet alors un délit d’entrave

Travaille de concert avec le trésorier pour respecter les règles de transparence

Le secrétaire du CSE travaille avec le trésorier afin de vérifier la bonne application des obligations comptables. Il supervise également  la bonne utilisation des budgets, que ce soit pour le budget de fonctionnement ou celui des activités sociales et culturelles.  Il veille également à l’approbation des comptes annuels du CSE, du rapport d’activité et la communication de ces éléments aux salariés.

comite economique et social

S’assure de l’affichage à destination des salariés

Le secrétaire du CSE est le garant de la communication du CSE vers ses différents interlocuteurs  que ce  soit les salariés, l’employeur, les élus titulaires et suppléants du CSE, ou les instances extérieures (inspection du travail, médecin du travail, etc.)

Il doit donc veiller à la bonne diffusion du procès-verbal ou de toute information du CSE (activités sociales par exemple), ceci dans le respect des règles de communication prévues dans le règlement intérieur du CSE. 

Gestion du  courrier et de la messagerie électronique du comité (réception, réponse, diffusion)

L'administration courante du CSE est attribuée au secrétaire, dans la limite des attributions qui lui sont indiquées dans le règlement intérieur du CSE.  Le secrétaire peut donc avoir pour mission la gestion du courrier reçu ou à envoyer, et la communication aux représentants des instances.

Le secrétaire du CSE  instaure un agenda social sur toute l’année

Le Code du travail  impose une réunion tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés, et  des réunions mensuelles pour les  établissements de plus de 300 salariés. Mettre en place un agenda social n’est pas obligatoire, mais conseillé. Chaque membre de la DUP peut ainsi prendre ses dispositions à l’avance pour se rendre disponible que ce soit pour des réunions de préparation ou des réunions plénières.

Organisation et conservation des archives du CSE

Il est conseillé de conserver les procès verbaux du CSE durant 10 ans, et si possible durant toute la durée de vie du CSE. Devoir justifier de décisions très anciennes ou d’engagements de la direction n'est pas rare. Il faut alors pouvoir retrouver les PV concernés. Le secrétaire du CSE est le garant de la conservation des PV.

Le secrétaire interpelle la direction pour inscrire les consultations obligatoires annuelles à l’ordre du jour

Il existe trois consultations récurrentes et obligatoires, que le secrétaire du CSE, en accord avec l'employeur, doit mettre à l’ordre du jour. 

Il s’agit des consultations annuelles sur : 

  • Les orientations stratégiques de l'entreprise 
  • La situation économique et financière de l'entreprise 
  • La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi

La mise en place d’une BDES, accessible par les élus et mise à jour régulièrement, permet aux IRP d’avoir une vision claire pour mener à bien ces consultations.

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