La BDES (Base de Données Économiques et Sociales), s’appelle désormais BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales), ceci depuis le 25 août 2021. Elle est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. La BDESE vise la transparence et l’amélioration du dialogue social entre les élus du personnel, les partenaires sociaux et le dirigeant. Mais que dit le code du travail sur la BDESE ?
Qu’est-ce que la BDESE ?
On l’appelait initialement BDU, puis ensuite BDES (suite à la loi Rebsamen, la loi travail El Khomri et des ordonnances Macron). Aujourd'hui il est question de BDESE. L’appellation de cette base de données a évolué au fil du temps, en fonction des besoins et contraintes des différents acteurs du dialogue social au sein d’une entreprise.
Selon l’article L. 2312-18 du Code du travail , la base de données économiques et sociales se définit comme “l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique”.
Autrement dit, la BDESE est un outil qui présente toutes les informations relatives aux orientations économiques et sociales de l’entreprise. C’est l’employeur qui doit la mettre en place et la tenir à jour. Elle est destinée aux instances représentatives du personnel. La BDESE permet une organisation du dialogue social.
Que dit le code du travail sur la BDESE ?
Les entreprises concernées
La BDESE est obligatoire pour toute entreprise d’au moins 50 salariés.
Dans le cas d’une entreprise à établissements multiples, on tient compte de l’effectif global de l’entreprise, et non de l’effectif par établissements distincts. La BDESE contient alors les données collectées pour la masse salariale totale de l'entreprise.
Pour les groupes d’entreprises, il n’y a pas d’obligation de créer une base de données unique pour le groupe, puisque chaque entreprise a sa base propre. Toutefois, s’ils en créent une, cette dernière vient alors s’ajouter aux bases de données propres à chacune des entreprises du groupe.
La mise en place de la BDESE
C’est l’employeur qui est responsable de la mise en place de la BDESE. Il doit la compléter régulièrement et la tenir à jour.
Le drh, en qualité de représentant de l’employeur, a souvent la responsabilité de la bonne tenue de la BDESE.
Le code du travail précise que la BDESE peut être sur un support informatique ou papier, pour les entreprises de moins de 300 salariés. Elle doit être sur support informatique pour les entreprises de plus de 300 salariés.
Le choix d’une BDESE numérique permet une meilleure gestion, mais aussi davantage de sécurité que de la conserver sur support papier.
Quand la mettre à jour ?
Le code du travail prévoit au minimum une mise à jour annuelle pour la BDESE. Ceci notamment avant les 3 grandes consultations annuelles ou les informations trimestrielles pour les entreprises de plus de 300 salariés.
L’important est que la CSE reçoive les informations suffisamment tôt pour préparer leur consultation.
Quel est le contenu de la BDESE ?
Deux possibilités existent pour définir le contenu de la BDESE :
- avec un accord collectif d’entreprise : le contenu est alors fixé librement par l’entreprise
- à défaut d’accord d’entreprise, le contenu de la BDESE est alors imposé par le code du travail (article 2312-36)
Attention : le contenu varie selon que l’effectif de l'entreprise est de plus ou moins de 300 salariés.
Plus généralement, la BDESE contient les informations suivantes :
- les données économiques (chiffres d’affaires, endettements, investissements, épargne salariale…)
- les données concernant les relations sociales (égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, salaires, durée du travail, conditions de travail, activités sociales et culturelles…)
- et enfin, les données environnementales qui précisent les conséquences de l'activité de l’entreprise sur l’environnement (bilan carbone ou gestion des déchets par exemple)
Les informations contenues doivent concerner l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années à venir.
Qui peut la consulter ?
La BDESE doit être accessible en permanence aux irp : membres élus, titulaires et suppléants du CSE, aux membres du comité central d'entreprise et du CSE d'établissement dans le cas d’une entreprise à établissements multiples et aux organisations syndicales.
L’inspecteur du travail, le médecin du travail et les élus du comité SSCT doivent également avoir accès à la BDESE dans le cadre de leurs attributions concernant la santé et sécurité au travail.
Les sanctions envers l’employeur en cas de manquement
L’employeur qui ne respecte pas les dispositions relatives à la BDESE s’expose à des sanctions civiles et pénales.
Si l’information n’est pas accessible ou insuffisante, le comité économique et social, le délégué syndical mais aussi l’inspection du travail et chacune des membres de la délégation du personnel peuvent saisir le président du tribunal de grande instance pour ordonner à l’employeur la communication des éléments.
Le droit du travail indique qu’en l'absence de BDESE, l'employeur risque une amende de 7 500€ pour délit d'entrave. Si la responsabilité civile de l’employeur est retenue, l'amende passe alors à 37 500 euros et peut atteindre 75 000 euros si récidive.
La BDESE dans le cadre d’une consultation du CSE
La BDESE est la source d’information et de négociation principale lors des 3 grandes consultations annuelles récurrentes des représentants du personnel. L’ordre du jour porte alors sur :
- les orientations stratégiques
- la situation économique et financière
- et sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l’emploi
S’il existe un accord d’entreprise, des informations nécessaires aux consultations ponctuelles peuvent également être intégrées dans la BDESE.
